Odpis (wypis) – wyciąg i zaświadczenie z księgi wieczystej

Potrzebujesz odpisu, wyciągu lub zaświadczenia z księgi wieczystej? Dokumenty te są często wymagane przy sprzedaży nieruchomości, ubieganiu się o kredyt hipoteczny czy załatwianiu spraw urzędowych. Warto wiedzieć, czym różnią się od siebie poszczególne rodzaje dokumentów, gdzie złożyć wniosek i ile kosztuje ich uzyskanie. Podpowiadamy, co warto wiedzieć na ten temat.

Odpis, wyciąg i zaświadczenie z księgi wieczystej to nie to samo

Na wstępie warto wyjaśnić podstawową kwestię. Aby uzyskać dostęp do księgi wieczystej, można ubiegać się o:

• odpis,
• wyciąg,
• zaświadczenie.

Są to trzy różne dokumenty, a ich nazwy nie mogą być używane zamiennie. Należy też podkreślić, że nie istnieje możliwość uzyskania wypisu z księgi wieczystej. Taka forma dokumentu nie istnieje, a nazwa „wypis” jest używana potocznie i zwykle oznacza odpis.

Czym różnią się od siebie odpis, wyciąg i zaświadczenie?

Każdy z dokumentów dotyczy nieco innego zakresu informacji i może być potrzebny w innych procedurach urzędowych. Sprawdź, czym różnią się od siebie te trzy pozycje.

Możesz wnioskować o wydanie:

• Odpisu księgi wieczystej – to dokument, który przedstawia ostatni stan księgi wieczystej (łącznie ze wzmiankami o wnioskach, skargach na orzeczenia, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu). Jest skróconą wersją wyciągu z KW. Wyróżnia się:
  • odpis zwykły – zawiera ostatni stan księgi,
  • odpis zupełny – zawiera ostatni stan księgi oraz wpisy wykreślone,
• Wyciągu z księgi wieczystej – to dokument, który zawiera ostatni stan wybranych działów księgi wieczystej (również wzmianek o wnioskach, skargach na orzeczenia, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu). Jest obszerniejszą wersją odpisu. Księgę wieczystą dzieli się na cztery działy:
  • Dział I – informacje o nieruchomości (w tym adres, numer działki, przeznaczenie lokalu, opis budynku, powierzchnia lokalu)
  • Dział II – własność (m. in. współwłaściciele, użytkowanie wieczyste),
  • Dział III – prawa, roszczenia, ograniczenia (np. prawo do odkupu, pierwokupu, służebności, użytkowania, dożywotniego zamieszkania, najmu, dzierżawy, postępowania egzekucyjnego i inne).
  • Dział IV – hipoteka (wysokość hipoteki, wierzyciele).
• Zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej.

Jeszcze raz warto podkreślić, że nie można się ubiegać o wypis z księgi wieczystej, ponieważ taki dokument nie istnieje w oficjalnej nomenklaturze. Najczęściej osoby używające tego sformułowania mają na myśli odpis.

Kto może mieć dostęp do informacji w księdze wieczystej?

Księgi wieczyste są jawne,  a więc dostęp do zawartych w nich informacji może uzyskać każda osoba, która zna numer konkretnej księgi. Nie trzeba być właścicielem nieruchomości ani wykazywać interesu prawnego, aby sprawdzić jej treść przez internet. Dzięki temu np. potencjalni kupujący mogą zweryfikować stan prawny nieruchomości jeszcze przed zawarciem umowy.

Z ksiąg wieczystych korzystają również banki, notariusze, pośrednicy nieruchomości oraz rzeczoznawcy majątkowi. Jawność dokumentów zwiększa bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami i pozwala ograniczyć ryzyko nieuczciwych transakcji.

Warto jednak pamiętać, że publicznie dostępne są wyłącznie informacje zawarte w księdze wieczystej. Nie można natomiast wyszukiwać ksiąg po nazwisku właściciela ani adresie nieruchomości. Do sprawdzenia treści dokumentów zawsze potrzebny jest jej indywidualny numer.

Wnioski o odpis, wyciąg i zaświadczenie – czy są różne?

Jeśli chcesz uzyskać dostęp do informacji zawartych w księdze wieczystej, musisz wypełnić taki sam wniosek dla każdego z dokumentów, czyli odpisu, wyciągu i zaświadczenia. Niezależnie od tego, który z nich Cię interesuje, wzór wniosku jest taki sam.

W sekcji „rodzaj żądanego dokumentu” zaznaczasz, o który z nich się ubiegasz. Masz do wyboru:

• odpis zwykły,
• odpis zupełny,
• zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej,
• wyciąg.

Jeśli wybierzesz ostatni punkt, powinieneś również zaznaczyć, z którego działu chcesz uzyskać wyciąg. Możesz zaznaczyć tylko jeden, kilka wybranych lub wszystkie.

Jak wypełnić wniosek?

Wypełnianie wniosku o odpis z księgi wieczystej (lub wyciąg i zaświadczenie) nie jest skomplikowane. Najważniejszą informacją wymaganą w formularzu, jest numer księgi wieczystej, do której chcesz uzyskać dostęp.

Oprócz tego trzeba określić, jaki typ dokumentu jest Ci potrzebny (zgodnie z podanymi powyżej możliwościami) i podać liczbę żądanych egzemplarzy.

Ponadto musisz uzupełnić swoje dane, czyli imię, nazwisko i ewentualnie nazwę firmy.

Jeśli wybrałeś opcję dostarczenia dokumentów pocztą, potrzebny jest również Twój adres korespondencyjny. Jeśli odbierzesz je osobiście, nie musisz wypełniać sekcji adresowej.

Wystarczy wpisać aktualną datę i zamieścić na wniosku swój podpis (z wyjątkiem wypełniania go online). To wystarczy, aby formularz mógł zostać przekazany do wydziału ksiąg wieczystych.

Gdzie ubiegać się o otrzymanie dokumentów?

Każdy z nich można uzyskać na trzy sposoby:

• osobiście w wydziale ksiąg wieczystych przy sądzie rejonowym (odpowiednim dla położenia nieruchomości),
• korespondencyjnie (wysyłając wniosek do urzędu),
• online na stronie ekw.ms.gov.pl (za pomocą wniosku elektronicznego wypełnianego bezpośrednio na stronie).

Każda z tych metod wymaga wniesienia opłaty urzędowej, o czym przeczytasz za chwilę.

Jak złożyć wniosek online?

Pierwszym krokiem jest wejście na stronę ekw.ms.gov.pl i wybranie usługi „składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CIKW)”.

Następnie:

1. Wpisz elektroniczny numer księgi wieczystej.
2. Wybierz, jaki dokument Cię interesuje: odpis zwykły, odpis zupełny, wyciąg czy zaświadczenie.
3. Określ, w jaki sposób chcesz go otrzymać – pocztą czy elektronicznie do samodzielnego wydrukowania.
4. Dokonaj opłaty zgodnie z instrukcją na stronie (za dokument do samodzielnego wydruku zapłacisz mniej).

Jeśli nie chcesz składać wniosku o tzw. wypis z księgi wieczystej przez Internet, możesz to zrobić również osobiście lub listownie.

Jak złożyć wniosek osobiście lub pocztą?

Jeśli chcesz złożyć wniosek o odpis z księgi wieczystej inaczej niż elektronicznie, najpierw pobierz i uzupełnij dokument. Jeśli nie możesz uzyskać go ze strony internetowej, udaj się do dowolnego wydziału ksiąg wieczystych, gdzie otrzymasz papierową wersję.

Następnie trzeba dokonać opłaty (o tym, jak to zrobić, przeczytasz poniżej). Potwierdzenie opłaty musisz dołączyć do wypełnionego wniosku.

Gdy dokumenty są już gotowe, możesz przekazać je do lokalnego oddziału Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych przy sądzie rejonowym:

• osobiście,
• pocztą.

Jeśli do wniosku załączyłeś potwierdzenie przelewu, podpisz go wraz z dopiskiem „opłata za wniosek o odpis/wyciąg/zaświadczenie z księgi wieczystej”

Gdzie zapłacić za uzyskanie dokumentów?

Jeśli składasz wniosek w wydziale ksiąg wieczystych, czyli oddziale CIKW, możesz to zrobić:

• w kasie sądu, przy którym znajduje się oddział CIKW,
• przelewem na numer konta sądu, przy którym znajduje się oddział CIKW.

Jeśli kierujesz wniosek do głównej siedziby CIKW, możesz to zrobić:

• w kasie centrali CIKW,
• na numer konta Ministerstwa Sprawiedliwości:

Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa,

NBP O/O Warszawa PL 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000

(SWIFT (kod BIC) NBPLPLPW dla przelewów zagranicznych).

Ile kosztuje korzystanie z informacji w księgach wieczystych?

Przeglądanie zawartości ksiąg wieczystych na stronie internetowej ekw.ms.gov.pl  jest bezpłatne. Jeśli natomiast chcesz uzyskać dokumenty, które możesz wykorzystać w procedurach urzędowych, musisz za to zapłacić.

Ceny kształtują się następująco:

• za odpis zwykły księgi wieczystej – 30 zł,
• za odpis zupełny księgi wieczystej – 60 zł,
• za wyciąg z księgi wieczystej:
  • z jednego działu – 15 zł,
  • z dwóch działów – 20 zł,
  • z trzech działów – 25 zł,
  • z czterech działów – 30 zł,
• za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 10 zł.

Ile trzeba czekać na rozpatrzenie wniosku?

Czas oczekiwania zależy przede wszystkim od sposobu złożenia wniosku. Jeśli składasz go osobiście w oddziale Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych, dokument zwykle otrzymasz od razu przy stanowisku obsługi. W przypadku wniosku wysłanego pocztą trzeba liczyć się z dłuższym terminem. Wydział ksiąg wieczystych ma 30 dni na przygotowanie i wysłanie dokumentów. Najszybszym rozwiązaniem pozostaje więc złożenie wniosku osobiście lub skorzystanie z formy elektronicznej.