Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem jest kluczowy dla zabezpieczenia interesów zarówno lokatorów, jak i właściciela. Wyjaśniamy w szczegółach, co powinno znaleźć się w treści tego dokumentu i jakie formalne wymogi musi on spełnić, żeby zadziałał w konfliktowych sytuacjach.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem często jest traktowany po macoszemu, a nierzadko w ogóle nie dołącza się go do umowy najmu. To duży błąd, ponieważ treści, które powinny się znaleźć w tym dokumencie mogą z jednej strony ułatwić wynajmującemu rozliczenie najemcy, z drugiej zaś uchronić najemcę przed nieuzasadnionymi żądaniami ze strony wynajmującego.
Przypomnijmy, że oprócz protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania na wyjem, należy pamiętać o umowie najmu mieszkania, a także umowie najmu krótkoterminowego, w zależności na jaką formę się zdecydujemy.
Co to jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem?
Formalnie protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem jest opcjonalnym załącznikiem od umowy najmu. Sporządza się go w dwóch identycznych kopiach, po jednej na każdej ze stron, w momencie przekazania nieruchomości najemcy oraz podczas zdawania lokalu właścicielowi. Zawiera on informacje formalne (dane stron i lokalu, miejsce i datę podpisania), spis wyposażenia wraz z opisem jego stanu technicznego, liczbę przekazanych kluczy, aktualny stan wszystkich liczników oraz ewentualnie dodatkowe informacje, jak kod do domofonu czy uwagi najemcy bądź wynajmującego.
Protokół zdawczo-odbiorczy stosuje się praktycznie przy wszystkich rodzajach najmu, czyli i przy najmie okazjonalnym, i tradycyjnym. Nie ma też tutaj znaczenia, czy stronami umowy są osoby fizyczne, czy osoby prawne.
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania
Jest kilka elementów, które obowiązkowo muszą znaleźć się w treści protokołu zdawczo-odbiorczego, jak np. aktualny stan liczników i spis wyposażenia, i są też zagadnienia, które obligatoryjnie można w tam zawrzeć, jak np. kody do domofonu czy wiaty śmietnikowej. Przyjrzyjmy się tym elementom bardziej szczegółowo.
Protokół przy rozpoczęciu najmu mieszkania
Komparycja
Podobnie jak w umowie najmu, protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać datę oraz miejsce sporządzenia go, a także określenie stron umowy. Jeśli strona występuje jako osoba fizyczna, w protokole wpisujemy imię i nazwisko, serię i numer dowodu osobistego oraz PESEL. Jeśli natomiast strona jest osobą prawną, podajemy dane firmy (nazwę, NIP, REGON, KRS).
Opis nieruchomości
W protokole należy też wskazać, do jakiej nieruchomości się odnosi. Wpisujemy więc jej dokładny adres, powierzchnię użytkową oraz numer księgi wieczystej. Warto też opisać tutaj instalacje techniczne, w które lokal jest wyposażony.
Spis wyposażenia
Tej części protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania na wynajem trzeba poświęcić najwięcej czasu i uwagi. Powinno się wymienić tutaj wszystkie elementy składające się na wyposażenie mieszkania, co dotyczy zarówno ruchomości domowych, jak i elementów stałych. Przy każdym z tych elementów trzeba także wpisać jego aktualny stan techniczny i stopień zużycia.
Aktualny stan liczników
Podajemy też stany wszystkich liczników, które znajdują się w lokalu. W protokole wpisujemy najpierw rodzaj licznika (np. licznik energii elektrycznej), jego numer oraz aktualne wskazanie.
Dokumentacja fotograficzna
Jako że stan techniczny nie jest łatwy do opisania za pomocą samych słów, warto uzupełnić go zdjęciami wszystkich istotnych elementów wyposażenia. Warto je później wydrukować i dołączyć do protokołu zdawczo-odbiorczego lub zapisać w formie cyfrowej. Ważne jest, żeby identyczne fotografie trafiły do obu stron.
Liczba i rodzaj przekazanych kluczy
Bez względu na to, ile kompletów kluczy przekazuje się najemcom, warto udokumentować ich liczbę w protokole zdawczo-odbiorczym.
Dodatkowe informacje
Jeśli nieruchomość będąca przedmiotem umowy najmu jest wyposażona np. w domofon, w protokole zdawczo-odbiorczym można wpisać kod wejściowy. To samo tyczy się innych kodów czy kart dostępu. Protokół może także zawierać uwagi stron umowy i inne informacje, które strony zgodzą się w nim umieścić – nie ma sztywnych zasad mówiących, co protokół może zawierać, a czego nie może.
Protokół po zakończeniu najmu
Protokół zdawczo-odbiorczy spisywany po wygaśnięciu umowy najmu najczęściej niewiele różni się od protokołu początkowego, a więc w obu przypadkach można zastosować ten sam wzór. Konieczne jest tylko zaznaczenie w kilku miejscach, że dotyczy on „zwrócenia przedmiotu najmu”, a nie „wydania” go.
Do czego potrzebny jest protokół zdawczo-odbiorczy?
Jak już wspomnieliśmy, protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem przydaje się głównie w momencie zaistnienia konfliktu lub powstania nieporozumień między stronami umowy. Przytoczmy sobie kilka konkretnych sytuacji, w której warto posłużyć się omawianym dokumentem:
- właściciel twierdzi, że najemca z zniszczył konkretny element wyposażenia, np. kanapę – jeśli w protokole znajduje się zdjęcie tej kanapy, kwestię powstania szkody można łatwo zweryfikować;
- właściciel twierdzi, że w lokalu znajdował się przedmiot, np. odkurzacz i że został on skradziony przez najemcę – wystarczy sprawdzić, czy odkurzacz znajduje się na liście wyposażenia w protokole;
- najemca oddaje właścicielowi jeden zestaw kluczy, a właściciel twierdzi, że powinien zwrócić dwa – liczba zestawów jest podana w protokole;
- wystąpił problem z rozliczeniem mediów – w obu protokołach, początkowym i końcowym, spisane są dokładne stany liczników;
- właściciel żąda rekompensaty za zniszczone ściany – zdjęcia dołączone do protokołu zweryfikują stan zużycia ścian w dniu wydania lokalu.
Część z opisanych sytuacji wydaje się mało prawdopodobna, jak np. spór o znajdujący się w mieszkaniu odkurzacz. Należy jednak pamiętać, że najem nierzadko trwa latami, a przez dłuższy okres właściciel czy najemca mogą po prostu zapomnieć, co dokładnie znajdowało się w mieszkaniu czy też w jakim było stanie. Konflikty między stronami umowy często wynikają ze zwykłych nieporozumień, niekoniecznie ze złej woli i między innymi dlatego warto rzetelnie spisać zarówno umowę, jak i załączony do niej protokół.
Jak rozliczyć szkody na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego?
Czasami szkody powstałe w wynajmowanym mieszkaniu są ewidentne i widoczne na pierwszy rzut oka. Nierzadko zdarza się też, że sam najemca, chcąc być uczciwym, zgłasza zniszczenia wynajmującemu. Wówczas pozostaje już tylko kwestia wycenienia szkód i odliczenia ich od kaucji.
Tak czy inaczej, właściciel powinien przyjrzeć się całemu lokalowi, na spokojnie, rzetelnie i najlepiej przy dziennym świetle. Znalezione szkody trzeba udokumentować robiąc im zdjęcia – wtedy dopiero będzie można je porównać z fotografiami załączonymi do pierwszego protokołu. Warto wspomnieć, że najlepiej wykonać dwie fotografie, jedną z bliska, drugą z daleka. W ten sposób wynajmujący uniknie sytuacji, w której najemca kwestionuje kadr ze zbliżenia, twierdząc, że widoczny na nim przedmiot pochodzi z innego mieszkania.
Wynajmujący musi wiedzieć, że nie za wszystkie zniszczenia może potrącić z kaucji. Wyłączone są szkody powstałe wskutek naturalnego zużycia się przedmiotów oraz prawidłowego korzystania z lokalu. Chodzi tutaj m. in. o drobne zrysowania czy zabrudzenia na ścianach.
Protokół zdawczo odbiorczy mieszkania a kaucja
Często rozliczenie kaucji odbywa się w momencie odbioru mieszkania i kluczy od najemcy, ale nie jest to dobra praktyka. Dokładne sprawdzenie stanu technicznego lokalu wymaga czasu, najlepiej kilku dni. Przykładowo, trudno jest sprawdzić działanie pralki, jeśli ma się na to, powiedzmy, pół godziny.
NASZA RADA
Najlepiej jest więc zapisać już w umowie najmu, że po jej wygaśnięciu i przekazaniu kluczy właściciel ma np. 7 dni na przyjrzenie się lokalowi i rozliczenie kaucji. Żeby było sprawiedliwie, można taki zapis wprowadzić również w odniesieniu do pierwszego protokołu zdawczo-odbiorczego – wówczas lokator też miałby 7 dni na zgłoszenie uwag do stanu technicznego wyposażenia.
Protokół zdawczo odbiorczy mieszkania a ubezpieczenie
Dla wynajmowanego mieszkania można wykupić dwie niezależne polisy mieszkaniowe, po jednej dla najemcy i wynajmującego. Najemca może ubezpieczyć swoje mienie, czyli przede wszystkim ruchomości domowe, czasem też nakłady inwestycyjne. Polisę można uzupełnić OC w życiu prywatnym w wersji dla najemcy, co pozwoli na pokrycie szkód na mieniu osób trzecich, które powstały nieumyślnie. Wynajmujący może z kolei ubezpieczyć mury i elementy stałe. Jemu również może przydać się OC, ale w wersji dla właściciela lokalu.
Polisa mieszkaniowa to kolejne zabezpieczenie interesów obu stosunku najmu, którą można traktować jako uzupełnienie dla umowy najmu z załączonym protokołem zdawczo-odbiorczym i kaucji.
Z polisy dla wynajmującego, konkretnie z OC, można pokryć chociażby szkody na mieniu najemcy, które powstały np. poprzez awarię pralki będącej na wyposażeniu mieszkania. Stanie się tak, jeśli pralka ulegnie awarii przez naturalne zużycie, a nie np. nieprawidłowe podłączenie czy użytkowanie.
Z polisy dla najemcy, również z OC, odszkodowanie może uzyskać właściciel i tutaj również możemy posłużyć się przykładem pralki – jeśli stanowi ona własność lokatora i zaleje łazienkę wskutek naturalnej awarii.
Ubezpieczenie nie zadziała np. wtedy, kiedy sprawca szkody działał celowo lub nastąpiło rażące niedbalstwo. Z ochrony wyłączone jest też działanie pod wpływem używek, brak wymaganych prawem przeglądów, nieprawidłowe użytkowanie lokalu czy zdarzenie związane z działalnością zawodową (OC mieszkaniowe dotyczy tylko sfery życia prywatnego).
Gdzie najlepiej kupić ubezpieczenie mieszkania na wynajem?
Ubezpieczenie mieszkania na wynajem, zarówno w wersji dla właściciela, jak i dla lokatorów, można bez problemów kupić online, m. in. za pośrednictwem porównywarki ubezpieczeń. To darmowe narzędzie obsługuje się w bardzo prosty sposób, wystarczy tylko podążać za następującą instrukcją:
- Wprowadź do formularza kilka podstawowych informacji o nieruchomości, podaj jej adres, rodzaj zabudowy, metraż, itp.
- Wskaż formę własności – to w tym miejscu zaznaczamy czy posiadamy akt własności, czy umowę najmu.
- Podaj swój wiek, liczbę szkód z ostatnich lat oraz datę, w której ma zacząć działać polisa.
- Wybierze mienie, które chcesz ubezpieczyć – wynajmujący może wybrać mury, elementy stałe i ruchomości; najemca ruchomości i ewentualnie nakłady inwestycyjne.
- Wskaż ryzyka, jakimi chcesz uzupełnić podstawowy zakres – powódź, kradzież z włamaniem, OC w życiu prywatnym, stłuczenie przedmiotów szklanych.
- Podaj sumy ubezpieczenia dla poszczególnych rodzajów mienia.
- Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych na ekranie ukaże się tabela z uporządkowanymi ofertami od różnych towarzystw (Proama, Generali, Link4, Wiener, Benefia, Europa, Inter Polska, mtu24.pl, Nationale-Nederlanden i Allianz).
- Wybierz jedną z dostępnych ofert i przejdź do zakupu – wprowadź swoje dane osobowe potrzebne do zakończenia transakcji oraz wybierz preferowaną formę płatności.
W momencie zaznaczenia w porównywarce, że jest się najemcą, narzędzie automatycznie się uprości i trzeba będzie wprowadzić do niego mniejszą ilość danych. Wynika to z faktu, że ubezpieczenie dla lokatorów dotyczy tylko wyposażenia i ewentualnie elementów stałych. Szersze informacje o samej nieruchomości nie mają więc dla ubezpieczyciela większego znaczenia
