Kaucja w umowie najmu mieszkania – co trzeba wiedzieć?

Kaucja przy wynajmie mieszkania to forma zabezpieczenia dla wynajmującego (właściciela lokalu) na wypadek ewentualnych szkód wyrządzonych przez najemcę w trakcie trwania umowy najmu. Najczęściej wysokość kaucji ustala się na równowartość kilkumiesięcznych opłat za korzystanie z mieszkania. Co warto wiedzieć na ten temat?

Czym jest kaucja przy wynajmie mieszkania?

Kaucja stanowi zabezpieczenie finansowe dla właściciela lokalu będącego umową najmu. Ma ona na celu pokrycie kosztów ewentualnych szkód, które mogą powstać w lokalu podczas korzystania z niego przez najemcę.
Kaucja, zgodnie ze swoją definicją, jest zwrotna, dlatego po zakończeniu umowy najmu, jeżeli mieszkanie nie uległo uszkodzeniom, powinna zostać zwrócona najemcy. W przypadku stwierdzenia szkód, koszty naprawy mogą być potrącone z kaucji, a ewentualna nadwyżka zostanie zwrócona najemcy.
Kaucja pełni funkcję ochronną dla właściciela mieszkania i motywuje najemcę do odpowiedzialnego korzystania z nieruchomości. Może być przydatna także dla najemcy. Zobowiązuje właściciela do działania zgodnie z umową oraz utrzymania mieszkania w dobrym stanie – choć w praktyce nie jest to zasadą. Dokładne warunki związane z kaucją powinny być jasno określone w umowie najmu.

Definicja kaucji

Zgodnie z definicją, kaucja (w rozumieniu ogólnym), to kwota, która jest płatna bądź deponowana jako zabezpieczenie przy pożyczeniu lub najmie przedmiotu lub nieruchomości. Jej celem jest zapewnienie rekompensaty dla właściciela na wypadek:

• szkody,
• utraty,
• zaległości,
• innych sytuacji wynikających z niedotrzymania umowy.

W założeniu kaucja ma chronić interesy obu stron. Zapewnia rekompensatę dla właściciela przedmiotu/nieruchomości oraz zapewnia gwarancję dla najemcy, że umowa i zobowiązania będą przestrzegane.

Przepisy regulujące działanie kaucji można znaleźć w Dzienniku Ustaw, w artykule 6: „[Kaucja zabezpieczająca należności z tytułu najmu] – Ochrona praw lokatorów, mieszkaniowy zasób gminy i zmiana Kodeksu cywilnego.” (Dz.U.2023.725)

Ile wynosi kaucja przy wynajmie mieszkania?

Wysokość kaucji może być różna i ustalają ją samodzielnie obie strony umowy. W praktyce kwota jest najczęściej określana przez właściciela i podawana w ogłoszeniu o wynajmie nieruchomości. Zwykle stanowi równowartość jednomiesięcznych opłat za mieszkanie, choć jeśli lokal jest nowy, tuż po remoncie lub w wysokim standardzie, może być znacznie wyższa.

Warto wiedzieć, że wysokość kaucji nie może być regulowana przez wynajmującego z pełną dowolnością. Zgodnie z przepisami nie może ona przekroczyć 12-krotności miesięcznych opłat za wynajem lokalu (przy najmie standardowym).

W praktyce jednak takie kwoty nie są spotykane. Jeśli zgodnie z umową najemca ma płacić wynajmującemu 3 tys. zł miesięcznie, maksymalna kaucja wyniosłaby 36 tys. zł. Co zrozumiałe, niewielu lokatorów zgodziłby się na takie warunki.

Wysokość kaucji a rodzaj najmu

Co ważne, maksymalna wysokość kaucji zależy także od rodzaju najmu. Podany wyżej przykład dotyczy najmu standardowego, ale nie jest to jedyny rodzaj umowy, z jakiej można skorzystać przy oddawaniu lokalu w użytkowanie innej osobie.

Wysokość kaucji w odniesieniu do rodzaju najmu prezentuje się następująco:

• najem standardowy – równowartość 12-miesięcznych opłat,
• najem okazjonalny – równowartość 6-miesięcznych opłat,
• najem instytucjonalny – równowartość 6-miesięcznych opłat.

Czym są poszczególne rodzaje umów najmu?

Najem standardowy/tradycyjny

Termin “najem standardowy” nie jest powszechnie używany w kontekście prawnym. Chodzi w tym przypadku o typową formę umowy najmu, która obejmuje zwykłe postanowienia i warunki związane z wynajmem nieruchomości, bez dodatkowych zastrzeżeń.

W takim dokumencie zwykle znajdują się podstawowe elementy, wśród których najważniejszymi są poniższe.

• Okres najmu: czas trwania umowy najmu, czyli to, jak długo najemca ma prawo korzystać z nieruchomości.
• Opłaty: kwota, jaką najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu za korzystanie z nieruchomości.
• Kaucja: wysokość i warunki związane z kaucją, która pełni funkcję zabezpieczenia dla wynajmującego.
• Obowiązki najemcy i wynajmującego: określenie odpowiedzialności stron, na przykład za utrzymanie nieruchomości, płatności za media, itp.

Najem standardowy jest najczęściej stosowany.

Najem okazjonalny

Najem okazjonalny zapewnia wynajmującemu zabezpieczenie prawne na wypadek nierzetelności najemcy. Tryb najmu okazjonalnego zobowiązuje najemców do wyrażenia zgody na dobrowolne poddanie się eksmisji. W praktyce oznacza to, że po rozwiązaniu bądź wygaśnięciu umowy właściciel mieszkania w razie problemów może rozpocząć postępowanie egzekucyjne.

Umowa najmu okazjonalnego musi zostać podpisana u notariusza.

Najem instytucjonalny

Umowa najmu instytucjonalnego również zapewnia właścicielowi uproszczoną procedurę eksmisji najemcy, który narusza ustalone warunki – na przykład nie płaci czynszu i odmawia opuszczenia lokalu po wygaśnięciu umowy.

Najem instytucjonalny jest przeznaczony wyłącznie dla podmiotów, które prowadzą firmę w zakresie wynajmu lokali. Nie mogą z niego skorzystać właściciele nieruchomości będący osobami fizycznymi.

Jak odzyskać kaucję za najem mieszkania?

Kaucja w umowie najmu mieszkania ma charakter zwrotny. To oznacza, że zakończeniu trwania wynajmu (po wygaśnięciu/rozwiązaniu umowy) wynajmujący zwraca ją najemcy. Może to zrobić w następujących formach:

•  przelewem,
• gotówką,
• w innej formie ustalonej przez strony.

Ostatni punkt może dotyczyć sytuacji, w których kaucja pokrywa płatność za ostatni miesiąc najmu. Wówczas najemca nie ponosi ostatniej opłaty miesięcznej, ale nie otrzymuje zwrotu kaucji. Taka procedura wymaga jednak zgody obu stron, ponieważ według standardowych zasad kaucja powinna zostać przekazana najemcy przelewem lub w gotówce.

Inna forma może także mieć zastosowanie, jeśli w mieszkaniu doszło do uszkodzeń i najemca deklaruje na przykład, że odmaluje lokal pod warunkiem otrzymania zwrotu całej kaucji.

Ogólnie rzecz biorąc, zasady dotyczące zwrotu kaucji są dosyć elastyczne. Niestety to sprawia, że mogą być one naginane przez właścicieli mieszkań, którzy nie chcą wypłacić najemcy ustalonej kwoty.

Zdarza się, że wskazują oni na usterki w mieszkaniu, które nie są efektem działania lokatora. Czasami pobierają z kaucji opłatę za sprzątanie lokalu czy traktują naturalne zużycie się sprzętów jako uszkodzenia skutkujące zatrzymaniem kaucji.

Zwrot kaucji – kiedy jest możliwy?

Co do zasady może ona zostać zatrzymana przez właściciela, jeśli najemca uszkodził wyposażenie lokalu, a koszt jego naprawy ma zostać pokryty właśnie z kaucji.

Jeśli stan mieszkania jest niepogorszony, właściciel musi zwrócić lokatorowi pełną wysokość kaucji. Gdy wynajmujący stwierdzi na miejscu, że lokal został zniszczony z powodów innych niż naturalne zużycie, ma prawo zatrzymać część lub nawet całą kaucję.

Na tym etapie mogą pojawić się spory, ponieważ pojęcia „stan niepogorszony” i „naturalne zużycie” są bardzo szerokie i mało precyzyjne. Czy zabrudzona ściana wynika ze standardowego użytkowania lokalu, czy już może być traktowana jako uszkodzenie? Czy obluzowane drzwi szafy są usterką czy efektem standardowego zużywania się wyposażenia?

Warto to dokładnie ustalić na etapie podpisywania umowy.

Rezygnacja z najmu a zwrot kaucji

Rezygnacja lokatora z najmu mieszkania przed upływem terminu podanego w umowie wiąże się ze zwrotem kaucji. Właściciel nieruchomości może jednak domagać się zapłaty kary, jeśli wypowiedzenie nie ma podstaw. Do rozwiązania umowy bez ponoszenia kosztów przez najemcę może dojść wyłącznie w przypadku porozumienia stron.

Uszkodzenia skutkujące zatrzymaniem kaucji

Przyjmuje się, że niektóre usterki definitywnie nie należą do naturalnego zużywania się lokalu i mogą skutkować zatrzymaniem kaucji przez wynajmującego. Mowa między innymi o:

• ubytkach w tynku, „dziurach” w ścianach, na przykład po gwoździach,
• wybrzuszonych klepkach podłogowych po zalaniu,
• rozbitych płytkach na podłodze, na ścianach kuchni i łazienki,
• dużych zarysowaniach na ścianach i podłogach,
• uszkodzeniach sprzętu AGD wynikających z niewłaściwego użytkowania, na przykład przypalona kuchenka, połamane półki w lodówce,
• przemalowaniu ścian bez zgody właściciela,
• rozbitych szybach okiennych lub meblowych,
• zniszczonych meblach, na przykład oderwanych drzwiczkach, mocno porysowanych blatach.

Nie zawsze jednak mieszkanie oddawane w najem jest w idealnym stanie. Niektóre uszkodzenia mogą być widoczne już podczas podpisywania umowy. Najemca powinien zatem skutecznie chronić się przed „zaliczeniem ich na jego koszt”. Jak to zrobić?

Protokół zdawczo-odbiorczy – must have przy umowie najmu

Bardzo często podczas odbioru mieszkania trudno określić, czy dane usterki – na przykład rozbite płytki, czy porysowany parkiet – znajdowały się w mieszkaniu już wcześniej, czy są wynikiem działania lokatora.

Właśnie dlatego niezwykle ważnym dokumentem, który koniecznie trzeba sporządzić podczas zawierania umowy najmu, jest protokół zdawczo-odbiorczy. Ma on formę wykazu, który obejmuje wszystkie sprzęty i inne elementy lokalu wraz z opisem ich stanu. Protokół sporządzają razem wynajmujący z najemcą. Powinien on być maksymalnie precyzyjny, aby uniknąć wątpliwości i sporów w trakcie zwrotu mieszkania po zakończeniu umowy.

W protokole mogą się znaleźć na przykład następujące zapisy:

• w kuchni kuchenka czteropalnikowa, jeden palnik uszkodzony – nie działa,
• w łazience płytki glazurowane, dwie z nich – na ścianie po lewej stronie – pęknięte,
• w najmniejszym pokoju wybrzuszony parkiet przy kaloryferze,
• w salonie szafa trzydrzwiowa, jedne z drzwi się nie domykają.

Warto w bardzo dokładny sposób opisać liczbę i rodzaj wyposażenia oraz jego stan. Przydatne będą także zdjęcia. Można wykonać je telefonem i od razu przesłać drugiej stronie umowy lub założyć specjalny folder w chmurze (wówczas nie będzie wątpliwości co do daty wykonania fotografii).

Protokół zdawczo-odbiorczy jest ważny nie tylko dla najemcy, ale także dla wynajmującego. Najemca zawsze podpisuje taki dokument, potwierdzając, że przyjmuje mieszkanie w takim stanie, jaki został opisany w protokole. Jeśli w trakcie najmu uszkodzi wyposażenie, nie będzie mógł się tłumaczyć, że usterki powstały wcześniej.

Ubezpieczenie wynajmowanego mieszkania

Ubezpieczenia nieruchomości na wypadek wystąpienia różnego typu szkód jest zawsze rozsądnym wyborem. Jeśli jednak udostępniasz ją w ramach wynajmu, dobra polisa to coś, czego nie można pomijać.

Tak naprawdę nigdy nie masz pewności, jak lokatorzy obchodzą się z Twoją własnością. Jeśli dokonają poważnych zniszczeń, kaucja w równowartości jednomiesięcznych opłat z pewnością nie wystarczy na pokrycie szkód.

Nie zawsze uszkodzenia muszą wynikać ze złej woli najemców. Awarie i wypadki po prostu się zdarzają – to może być pożar, zalanie przez sąsiada czy wada instalacji elektrycznej, która doprowadzi do uszkodzenia sprzętu RTV i AGD. Polisa obejmująca takie zdarzenia nie kosztuje dużo, a zapewnia realną pomoc w trudnych sytuacjach.

Z punktu widzenia lokatora zakup ubezpieczenia także jest skutecznym zabezpieczeniem. Może on chronić się w ten sposób przed stratami w wyniku kradzieży ruchomości domowych (na przykład laptopa, telewizora, sprzętu sportowego). Dobrym pomysłem jest także wykupienie ubezpieczenia OC w życiu prywatnym. Jeśli najemca niechcący uszkodzi wyposażenie mieszkania, na przykład rozbije szklany stół, ubezpieczyciel zrekompensuje takie straty wynajmującemu za pomocą odszkodowania.

Polisa mieszkaniowa to zatem dobry wybór zarówno dla właścicieli mieszkań, jak i dla osób, które z nich korzystają. Gdzie szukać dobrego ubezpieczenia i nie przepłacić? Najwygodniej i najszybciej można je znaleźć w kalkulatorze ubezpieczeń nieruchomości. Bez wychodzenia z domu, w dogodnym dla siebie czasie można porównywać oferty różnych ubezpieczycieli oraz wybrać i kupić polisę na miarę swoich potrzeb i oczekiwań.

Bibliografia:

•  Kaucja: https://www.infor.pl/prawo/encyklopedia-prawa/k/5839982,kaucja.html

• Art. 6. – [Kaucja zabezpieczająca należności z tytułu najmu] – Ochrona praw lokatorów, mieszkaniowy zasób gminy i zmiana Kodeksu cywilnego: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/ochrona-praw-lokatorow-mieszkaniowy-zasob-gminy-i-zmiana-kodeksu-16903658/art-6

• Wynajem mieszkania – kaucja (zasady, limity, waloryzacja): https://www.infor.pl/prawo/umowy/najem-i-dzierzawy/5591797,wynajem-mieszkania-kaucja-limity-zasady-waloryzacja.html