Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem jest kluczowy dla zabezpieczenia interesów zarówno lokatorów, jak i właściciela. Wyjaśniamy w szczegółach, co powinno znaleźć się w treści tego dokumentu i jakie formalne wymogi musi on spełnić, żeby zadziałał w konfliktowych sytuacjach.

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem często jest traktowany po macoszemu, a nierzadko w ogóle nie dołącza się go do umowy najmu. To duży błąd, ponieważ treści, które powinny się znaleźć w tym dokumencie, mogą z jednej strony ułatwić wynajmującemu rozliczenie najemcy, z drugiej zaś uchronić najemcę przed nieuzasadnionymi żądaniami.

Co to jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem?

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem jest opcjonalnym załącznikiem od umowy najmu. Sporządza się go w dwóch identycznych kopiach, po jednej na każdej ze stron, w momencie przekazania nieruchomości najemcy oraz podczas zdawania lokalu właścicielowi.

Protokół zdawczo-odbiorczy stosuje się praktycznie przy wszystkich rodzajach wynajmu, czyli i przy najmie okazjonalnym, i tradycyjnym. Nie ma też tutaj znaczenia, czy stronami umowy są osoby fizyczne, czy prawne.

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać datę oraz miejsce sporządzenia, a także określenie stron umowy. Jeśli chodzi o osobę fizyczną, w protokole należy wpisać imię i nazwisko, serię i numer dowodu osobistego oraz PESEL. Jeśli natomiast strona jest osobą prawną, podaje się dane firmy (nazwę, NIP, REGON, KRS).

W protokole należy też wskazać, do jakiej nieruchomości odnosi się dokument. Trzeba wpisać w nim jej dokładny adres, powierzchnię użytkową oraz numer księgi wieczystej. Warto też opisać tutaj instalacje techniczne, w które lokal jest wyposażony.

Kolejnej części protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania na wynajem warto poświęcić najwięcej czasu i uwagi. Powinno się wymienić tutaj wszystkie elementy składające się na wyposażenie mieszkania, co dotyczy zarówno ruchomości domowych, jak i elementów stałych. Przy każdym z tych przedmiotów trzeba także wpisać aktualny stan techniczny i stopień zużycia.

W protokole warto też podać stany wszystkich liczników, które znajdują się w lokalu – ich rodzaj, numer oraz aktualne wskazanie. Dobrym pomysłem jest również spisanie liczby kluczy, które mają trafić do najemcy.

Uwaga! Dokument powinien zostać spisany językiem prostym, precyzyjnym i zrozumiałym dla obu stron. Warto unikać skomplikowanego słownictwa.

Dokumentacja fotograficzna

Jako że stan techniczny nie jest łatwy do opisania za pomocą samych słów, warto uzupełnić go zdjęciami wszystkich istotnych elementów wyposażenia. Warto je później wydrukować i dołączyć do protokołu zdawczo-odbiorczego lub zapisać w formie cyfrowej. Ważne jest, żeby identyczne fotografie trafiły do obu stron.

Dodatkowe informacje

Jeśli nieruchomość będąca przedmiotem umowy najmu jest wyposażona np. w domofon, w protokole zdawczo-odbiorczym można wpisać kod wejściowy. To samo tyczy się innych numerów czy kart dostępu. Protokół może także zawierać uwagi stron umowy i dodatkowe informacje – nie ma sztywnych zasad mówiących, co może znaleźć się w takim dokumencie.

Protokół po zakończeniu najmu

Protokół zdawczo-odbiorczy spisywany po wygaśnięciu umowy najmu najczęściej niewiele różni się od protokołu początkowego, a więc w obu przypadkach można zastosować ten sam wzór. Konieczne jest tylko zaznaczenie w kilku miejscach, że dotyczy on „zwrócenia przedmiotu najmu”, a nie „wydania” go.

Do czego potrzebny jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem przydaje się głównie w momencie zaistnienia konfliktu lub powstania nieporozumień między stronami umowy. Przytoczmy sobie kilka konkretnych sytuacji, w której warto posłużyć się omawianym dokumentem:

• właściciel twierdzi, że najemca zniszczył konkretny element wyposażenia, np. kanapę – jeśli w protokole znajduje się zdjęcie mebla, kwestię powstania szkody można łatwo zweryfikować;
• właściciel twierdzi, że w lokalu znajdował się przedmiot, np. odkurzacz, i że został on skradziony przez najemcę – wystarczy sprawdzić, czy widnieje on na liście wyposażenia w protokole;
• najemca oddaje właścicielowi jeden zestaw kluczy, a właściciel twierdzi, że powinien zwrócić dwa – ich liczba jest podana w protokole;
• wystąpił problem z rozliczeniem mediów – w obu protokołach, początkowym i końcowym, spisane są dokładne stany liczników;
• właściciel żąda rekompensaty za zniszczone ściany – zdjęcia dołączone do protokołu zweryfikują stan ich zużycia w dniu wydania lokalu.

Część z opisanych sytuacji wydaje się mało prawdopodobna jak np. spór o znajdujący się w mieszkaniu odkurzacz. Należy jednak pamiętać, że najem nierzadko trwa latami, a przez dłuższy okres właściciel czy najemca mogą po prostu zapomnieć, co dokładnie było w lokalu i jaki miało stan. Konflikty między stronami umowy często wynikają ze zwykłych nieporozumień, niekoniecznie ze złej woli.

Jak rozliczyć szkody na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego?

Czasami szkody powstałe w wynajmowanym mieszkaniu są ewidentne i widoczne na pierwszy rzut oka. Nierzadko zdarza się też, że sam najemca, chcąc być uczciwym, zgłasza zniszczenia wynajmującemu. Wówczas pozostaje już tylko kwestia wycenienia szkód i odliczenia ich od kaucji.

Tak czy inaczej, właściciel powinien przyjrzeć się całemu lokalowi, na spokojnie, rzetelnie i najlepiej przy dziennym świetle. Znalezione szkody trzeba udokumentować, robiąc im zdjęcia – wtedy dopiero będzie można je porównać z tymi załączonymi do pierwszego protokołu. Warto wspomnieć, że najlepiej wykonać dwie fotografie, jedną z bliska, drugą z daleka. W ten sposób wynajmujący uniknie sytuacji, w której najemca kwestionuje kadr ze zbliżenia, twierdząc, że widoczny na nim przedmiot pochodzi z innego mieszkania.

Warto też wiedzieć, że nie wszystkie zniszczenia można potrącić z kaucji. Wyłączone są szkody powstałe wskutek naturalnego zużycia się przedmiotów oraz prawidłowego korzystania z lokalu. Chodzi tutaj m.in. o drobne zrysowania czy zabrudzenia na ścianach.

Protokół zdawczo odbiorczy mieszkania a kaucja

Często rozliczenie kaucji odbywa się w momencie odbioru mieszkania i kluczy od najemcy, ale nie jest to dobra praktyka. Dokładne sprawdzenie stanu technicznego lokalu wymaga czasu, najlepiej kilku dni. Przykładowo, trudno jest sprawdzić działanie pralki, jeśli ma się na to pół godziny.

Najlepiej jest więc zapisać już w umowie najmu, że po jej wygaśnięciu i przekazaniu kluczy właściciel ma np. 7 dni na przyjrzenie się lokalowi i rozliczenie kaucji. Żeby było sprawiedliwie, można taki zapis wprowadzić również w odniesieniu do pierwszego protokołu zdawczo-odbiorczego – wówczas lokator też miałby 7 dni na zgłoszenie uwag do stanu technicznego wyposażenia.

Protokół zdawczo odbiorczy mieszkania a ubezpieczenie

Dla wynajmowanego mieszkania można wykupić dwie niezależne polisy mieszkaniowe – po jednej dla najemcy i wynajmującego. Mieszkaniec może ubezpieczyć swoje mienie, czyli przede wszystkim ruchomości domowe, czasem też nakłady inwestycyjne. Polisę można uzupełnić OC w życiu prywatnym w wersji dla najemcy, co pozwoli na pokrycie szkód na mieniu osób trzecich, które powstały nieumyślnie. Wynajmujący może z kolei ubezpieczyć mury i elementy stałe oraz wykupić OC w życiu prywatnym.

Z takiej polisy można pokryć chociażby szkody na mieniu najemcy, które powstały np. poprzez awarię pralki będącej na wyposażeniu mieszkania. Stanie się tak, jeśli urządzenie ulegnie awarii przez naturalne zużycie, a nie np. nieprawidłowe podłączenie czy użytkowanie.

Natomiast z polisy OC najemcy można wypłacić ubezpieczenie dla właściciela. Będzie tak np. wtedy, gdy pralka stanowi własność lokatora i zaleje łazienkę wskutek naturalnej awarii.

Gdzie najlepiej kupić ubezpieczenie mieszkania na wynajem?

Ubezpieczenie mieszkania na wynajem, zarówno w wersji dla właściciela, jak i dla lokatorów, można bez problemów kupić online, m.in. za pośrednictwem porównywarki. To darmowe narzędzie obsługuje się w bardzo prosty sposób. Wystarczy uzupełnić w nim dane na temat mieszkania, najemcy, wynajmującego i oczekiwanego zakresu ochrony.

Po zatwierdzeniu wprowadzonych informacji na ekranie ukaże się tabela z uporządkowanymi ofertami od różnych towarzystw (Proama, Generali, Link4, Wiener, Benefia, Europa, Inter Polska, mtu24.pl, Nationale-Nederlanden i Allianz). Wystarczy wybrać jedną z nich i przejść do zakupu.

Jeśli zaznaczysz, że jesteś najemcą, narzędzie automatycznie się uprości i trzeba będzie wprowadzić do niego mniejszą liczbę danych. Wynika to z faktu, że ubezpieczenie dla lokatorów dotyczy tylko wyposażenia i ewentualnie elementów stałych. Inne informacje o samej nieruchomości nie mają więc dla ubezpieczyciela większego znaczenia.