Rachunek to dokument, który potwierdza wykonanie określonej czynności – realizacji usługi lub wydania towaru. W przypadku umowy zlecenia w takim załączniku wskazuje się np. składki ZUS i zdrowotne. Jak powinien wyglądać rachunek? Jakie elementy musi zawierać i kiedy się go stosuje?
Czym jest rachunek do umowy zlecenia?
Rachunek do umowy zlecenia to podstawa dokonania rozliczenia za dostarczony towar lub wykonaną usługę. Znajdują się w nim wyliczenia wszystkich kosztów, jakie poniesiono w związku z realizacją ustaleń. Najczęściej wystawia się go dopiero po spełnieniu warunków umowy przez zleceniobiorcę. Zdarza się też, że rachunek jest wystawiany wielokrotnie, jeszcze w trakcie trwania prac – gdy wynagrodzenie wypłaca się w kilku transzach.
Wystawienie tego dokumentu nie jest obowiązkowe (poza jedną sytuacją), ale warto to robić. Rachunek jest bowiem wyraźnym potwierdzeniem liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę. Ma to znaczenie, gdy usługa jest rozliczana przy zachowaniu minimalnej stawki godzinowej.
Kiedy trzeba wystawić rachunek do umowy zlecenia?
Rachunek do umowy zlecenia jest obowiązkowy tylko w jednej sytuacji. Jego wystawienia wymaga się wtedy, gdy strony nie ustaliły sposobu potwierdzania liczby godzin poświęconych na wykonanie prac. W pozostałych przypadkach przygotowanie takiego dokumentu jest kwestią dobrowolną.
Z czego to wynika? Z założenia rachunek do umowy zlecenia służy do sprawdzania, czy stawka godzinowa jest równa lub wyższa od tej minimalnej obowiązującej w danym roku. Jeśli nie wykazano, ile godzin zajęło wykonanie prac, trudno jest określić, czy zleceniodawca respektuje przepisy dotyczące wysokości wynagrodzenia. Warto pamiętać, że jeśli wypłacana stawka godzinowa będzie niższa niż ta minimalna, osobie lub firmie zlecającej realizację usługi, lub produktu grozi grzywna w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia?
Rachunek do umowy zlecenia najczęściej jest wystawiany przez zleceniobiorcę po wykonaniu ustalonych czynności. Czasami jednak obowiązek ten przejmuje zleceniodawca i przekazuje on już gotowy formularz do podpisu. Standardowo przygotowuje się go w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron. Jeśli jednak wynagrodzenie jest wypłacane w transzach, konieczne okazuje się wystawienie rachunku dla każdej wpłaty.
Rachunek do umowy zlecenia a składki ZUS
Umowa zlecenie podlega oskładkowaniu (z pewnymi wyjątkami). Przed przygotowaniem rachunku zleceniobiorca musi więc określić, czy ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych – by nie doszło do zbiegu. W gotowym dokumencie znajdują się informacje jedynie o składkach potrącanych z wynagrodzenia za wykonanie konkretnego zlecenia. Nie uwzględnia się tam kwot, które z własnych środków pokrywa zleceniodawca.
Jak przygotować rachunek do umowy zlecenia?
Rachunek do umowy zlecenia musi mieć określony układ i zawierać kilka obowiązkowych informacji. To takie elementy, jak:
- numer umowy i data jej zawarcia,
- dane stron umowy – zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
- kwota brutto wynagrodzenia,
- składka ZUS płacona przez zleceniobiorcę (potrącana z wynagrodzenia),
- koszty uzyskania przychodu (20 lub 50% – wyższa wartość obowiązuje w przypadku praw autorskich),
- zaliczka na podatek dochodowy,
- kwota netto do wypłaty.
Jeśli zleceniobiorca zgłosił się do programu PPK, rachunek do umowy zlecenia musi zawierać także informacje dotyczące wpłat podstawowych i dodatkowych.
W dokumencie często uwzględnia się również liczbę godzin przepracowanych w trakcie realizacji usługi. Jest to element opcjonalny, wykorzystywany głównie wtedy, gdy konieczne jest wyliczenie stawki godzinowej.
Jeżeli wynagrodzenie jest przekazywane w gotówce, w dokumencie powinna znaleźć się odpowiednia adnotacja potwierdzająca otrzymanie zapłaty. Na rachunku można umieścić też numer konta zleceniobiorcy i informację o ustalonym terminie płatności – w przypadku przelewu.
Opis wykonanych usług w rachunku do umowy zlecenia
W rachunku do umowy zlecenia można zawrzeć też opis wykonanych usług i stawkę jednostkową lub godzinową. Takie zapisy zajmują jednak dużo miejsca, zwłaszcza gdy ustalenia były skomplikowane lub realizacja składała się z wielu etapów. Z tego powodu najczęściej rezygnuje się z ich umieszczania w rachunku i uwzględnia się je w osobnym protokole zdawczo-odbiorczym.
Czy rachunek do umowy zlecenia musi mieć formę papierową?
Rachunek do umowy zlecenia nie musi być wydrukowany. Dopuszcza się też opcję przygotowania w formie cyfrowej. Co więcej, nie ma obowiązku podpisywania takiego dokumentu, choć jest to dobra praktyka. Brak podpisu może być problemem w razie sporów sądowych.
Jak obliczyć wynagrodzenie na rachunku do umowy zlecenia?
Obliczając wynagrodzenie, które zostanie wpisane w rachunku do umowy zlecenia, trzeba wziąć pod uwagę to, czy pracownik:
- korzysta z ulgi zwalniającej z PIT (do 26. roku życia lub ulgi na powrót, dla rodzin wielodzietnych czy seniorów),
- złożył wniosek o zaprzestanie pobierania zaliczki,
- jest uczestnikiem PPK,
- podlega wszystkim obowiązkowym ubezpieczeniom,
- korzysta z kosztów autorskich.
Od należności wynikających z umowy zlecenia konieczne jest odprowadzenie zaliczek na podatek. Wyliczając podstawę opodatkowania, pomniejsza się koszty o 20 lub 50% (przy prawach autorskich), ustalając je od przychodu pomniejszonego o składki społeczne zapłacone w danym miesiącu. Do opodatkowania stosuje się najniższą stawkę określoną w skali podatkowej, czyli 12% (32% można zastosować tylko wtedy, gdy zleceniobiorca zdecyduje się na to dobrowolnie). Zasada ta obowiązuje od 1 lipca 2022 roku.
Jeśli należność w umowie nie przekracza 200 zł, od wynagrodzenia pobiera się jedynie zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12%. Nie pomniejsza się wówczas przychodu o koszty jego uzyskania.
Obecnie istnieją też programy komputerowe, które pozwalają na automatyczne wyliczanie wynagrodzenia i wysokości składek na rachunku do umowy zlecenie. Wystarczy zaznaczyć w nich najważniejsze informacje o zleceniobiorcy i tytułach do ubezpieczenia oraz wpisać kwotę brutto.
Czy wypłata wynagrodzenia jest zależna od rachunku do umowy zlecenia?
Wypłata wynagrodzenia nie zależy od wystawienia rachunku do umowy zlecenia. Ustalona kwota i tak powinna trafić do zleceniobiorcy. Zleceniodawcy często wymagają jednak takiego dokumentu, by móc jasno wykazać wysokość stawki godzinowej zastosowanej w danej umowie.
Kiedy wystawia się rachunek do umowy zlecenia?
Rachunek do umowy zlecenia należy wystawić w ciągu 7 dni od wykonania pracy przez zleceniobiorcę. Jeśli nie ustalono, że taki dokument jest wymagany, przygotowuje się go dopiero na prośbę zleceniodawcy. Wówczas zleceniobiorca również ma na to 7 dni.
Natomiast jeśli żądanie dotyczące wystawienia dokumentu zostało zgłoszone dopiero po 3 miesiącach (lub później) od daty wydania towaru lub wykonania usługi, zleceniobiorca nie ma obowiązku przygotowywania rachunku. Może jednak zrobić to dobrowolnie.
