Mimo że Polacy coraz częściej sięgają po karty, BLIK-a i przelewy elektroniczne, to płatności gotówką wciąż cieszą się dużą popularnością. Nie wszystkie osoby wiedzą, że płacąc w ten sposób, również można poprosić o potwierdzenie transakcji. Jak to zrobić? Czym jest pokwitowanie odbioru gotówki i jakie elementy powinno zawierać?
Czym jest pokwitowanie odbioru gotówki?
Sięgając po elektroniczne formy płatności, można bardzo łatwo udowodnić fakt zaistnienia transakcji – widnieje ona bezpośrednio na koncie bankowym. W przypadku gotówki kwestia ta jest nieco bardziej problematyczna i może generować spory. Zdarzają się przecież sytuacje, w których jedna strona uważa, że przekazała pieniądze, a druga twierdzi, że płatność nigdy nie nastąpiła.
Z tego powodu w polskim prawie istnieje pojęcie pokwitowania odbioru gotówki. To dokument, który stanowi dowód sfinalizowania transakcji bądź wręczenia pieniędzy w ramach umowy pożyczki. Jeśli zostanie sporządzony w poprawny sposób, może być ważnym elementem ewentualnych sporów sądowych.
Czy pokwitowanie odbioru gotówki jest obowiązkowe?
Pokwitowanie odbioru gotówki nie jest wystawiane automatycznie. Przygotowuje się je dopiero na prośbę kupującego, a koszty związane ze sporządzeniem takiego dokumentu pokrywa podmiot, który tego zażądał.
Potwierdzenie odbioru gotówki – warunki, jakie musi spełnić
Potwierdzenie odbioru gotówki musi zostać przygotowane w formie pisemnej. Tylko taki dokument będzie mieć wystarczająco dużą moc w razie ewentualnego sporu sądowego. Ponadto pokwitowanie powinno mieć odpowiedni układ i zawierać kilka kluczowych informacji, czyli:
- imiona i nazwiska obu stron transakcji,
- kwotę płatności – zapisaną liczbowo i słownie,
- datę i miejsce dokonania płatności,
- tytuł prawny transakcji – np. umowa kupna-sprzedaży,
- podpisy obu stron transakcji.
W dokumencie można (ale nie trzeba) umieścić też informacje na temat PESEL-u czy NIP-u obu stron – w zależności od ich statusu. Takie dane mogą przydać się w sądzie, ale pismo będzie ważne również bez nich.
Jeśli dana osoba wpłaciła tylko część kwoty, zamiast pokwitowania odbioru gotówki można wystawić potwierdzenie uiszczenia zaliczki.
Jak i kiedy należy przekazać potwierdzenie odbioru gotówki?
Potwierdzenie odbioru gotówki nie musi zostać wystawione od ręki, choć takie rozwiązanie jest zdecydowanie najbezpieczniejsze. Sprzedający ma na to 7 dni od momentu, w którym klient wyraził chęć uzyskania dokumentu. Warto jednak pamiętać, że w tym czasie konsument może wstrzymać się z płatnością i uiścić ją dopiero wtedy, gdy pisemne potwierdzenie będzie już gotowe. W praktyce oznacza to, że najwygodniej jest poinformować drugą stronę o chęci uzyskania potwierdzenia odpowiednio wcześnie, a następnie odebrać je w momencie uiszczania płatności.
Dokument ten może zostać wręczony osobiście, za pośrednictwem poczty lub mailowo – w formie skanu.
Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku płatników VAT. Zamiast pokwitowania mogą oni wystawić fakturę lub paragon z kasy fiskalnej. Dokument ten potwierdza transakcję, nawet jeśli została ona dokonana gotówką. Wówczas na fakturze powinien znaleźć się dopisek „zapłacono” lub „do zapłaty: 0 zł”.
Brak potwierdzenia odbioru gotówki a sprawy sądowe
Potwierdzenie odbioru gotówki znacznie ułatwia przebieg spraw sądowych, w których jedna strona uważa, że nie otrzymała pieniędzy, a druga jest pewna, że dokonała płatności. Taki dokument często jest najważniejszym dowodem w całym postępowaniu, pozwalającym na szybkie rozwiązanie sporu. Jeśli jednak kupujący nie poprosił o wystawienie potwierdzenia odbioru gotówki, również może mieć szansę na wygranie takiej sprawy, choć wówczas jest to trudniejsze.
Co dzieje się w sytuacji, gdy nie ma żadnego fizycznego dokumentu, który potwierdzałby dokonanie płatności? Taki stan można udowodnić też w inny sposób – np. poprzez przesłuchanie świadków czy sprawdzenie monitoringu zamontowanego w sklepie. Czasami pomocny może być też wyciąg z banku, który wskazuje, że pieniądze zostały wypłacone w bankomacie tego samego dnia, w kwocie odpowiadającej cenie kupowanego produktu lub usługi. Nie jest to jednoznaczny dowód, ale czasami okazuje się przydatny.
Czy istnieje minimalna suma, od której można poprosić o wydanie potwierdzenia odbioru gotówki?
Potwierdzenie odbioru gotówki można otrzymać niezależnie od zapłaconej sumy. Jest to popularne rozwiązanie zwłaszcza w przypadku pojedynczych projektów czy usług, które nierzadko kosztują nie więcej niż kilkaset złotych. O wystawienie takiego dokumentu warto jednak poprosić przede wszystkim wtedy, gdy chodzi o dużą transakcję. To solidne zabezpieczenie, które potrafi uchronić Cię przed utratą pieniędzy, gdy okaże się, że sprzedawca jest nieuczciwy.
Gotówkowe rozliczenia z pracownikami a pokwitowanie
Niektórzy pracodawcy rozliczają się ze swoimi pracownikami z wykorzystaniem gotówki. Jest to zgodne z prawem, ale może generować niedomówienia i spory. Z tego powodu takie transakcje również warto potwierdzać na piśmie. Zatrudniona osoba powinna podpisać dokument, w którym deklaruje, że odebrała należną kwotę lub jej część – w zależności od faktycznego stanu.
Przygotowanie takiego potwierdzenia jest korzystne zwłaszcza dla pracodawcy. Dzięki temu może on szybko udowodnić fakt zaistnienia płatności w razie jakiekolwiek kontroli i uniknąć sytuacji, w której pracownik domagałby się ponownego przekazania pieniędzy, mimo że już je dostał. W przypadku pensji zwykle chodzi o sumy przekraczające kilka tysięcy złotych, dlatego warto dobrze się zabezpieczyć.
Z czym wiąże się brak potwierdzenia odbioru gotówki?
Brak potwierdzenia odbioru gotówki może generować wiele problemów. Najczęstsze z nich to:
- trudności w udowodnieniu, że transakcja faktycznie miała miejsce – zazwyczaj w bardziej skomplikowanym położeniu jest kupujący, który uważa, że przekazał pieniądze, ale nie jest w stanie potwierdzić tego w jednoznaczny sposób;
- trudności w wykazaniu transakcji przed urzędem skarbowym – problem ten dotyczy przedsiębiorców, którzy muszą rozliczać się ze wszystkich sprzedaży, również tych opłacanych gotówką;
- ryzyko wystąpienia podwójnego roszczenia – odbiorca może próbować ponownie dochodzić tych samych środków, twierdząc, że nigdy ich nie otrzymał.
Wszelkie spory związane z płatnościami gotówką generują też dużą ilość stresu i zabierają cenny czas. Nierzadko postępowania dotyczące takich problemów trwają nawet kilka lat, dlatego lepiej jest im zapobiegać.
