Podpisywanie dokumentów bez ich drukowania staje się coraz popularniejsze. W tym celu wykorzystuje się specjalne podpisy elektroniczne, które dzielą się na niekwalifikowane i kwalifikowane. Czym różnią się te dwa typy? Który z nich lepiej zastosować przy podpisywaniu ważnych dokumentów?
Czym jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany to dane elektroniczne, które są bezpośrednio powiązane z innymi informacjami cyfrowymi (najczęściej dokumentem). Ich zadaniem jest wskazanie tożsamości podpisującego.
Podpis kwalifikowany musi spełniać kilka wymogów:
- być unikalny i przyporządkowany do konkretnej osoby,
- znajdować się pod wyłączną kontrolą podpisującego,
- umożliwiać ustalenie tożsamości użytkownika,
- być powiązany z danymi elektronicznymi w sposób, który pozwala na rozpoznanie późniejszych zmian,
- umożliwiać złożenie za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opierać się na certyfikacie podpisu elektronicznego.
Rozwiązanie to jest dostępne nie tylko w Polsce. Można z niego skorzystać w całej Unii Europejskiej, w oparciu o rozporządzenie eIDAS. Podpis wydany w jednym kraju UE jest respektowany w pozostałych państwach członkowskich.
Podpis kwalifikowany a przepisy
Podpis kwalifikowany to elektroniczny autograf, regulowany przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Tylko ten rodzaj podpisu ma taki sam charakter prawny jak sygnatura własnoręczna.
W Polsce 8 września 2016 r. weszła w życie nowelizacja przepisów kodeksu cywilnego, która wprowadziła do porządku prawnego nową formę czynności prawnych – elektroniczną, uregulowaną w art. 781 kodeksu cywilnego. Dzięki temu w naszym kraju podpis kwalifikowany może być używany tak samo, jak ten odręczny – również w przypadku oficjalnych dokumentów urzędowych i przetargów.
Kwalifikowane urządzenia do składania podpisów i certyfikat elektroniczny
Zgodnie z prawem do składania podpisu kwalifikowanego musi zostać użyte odpowiednie urządzenie. To sprzęt lub oprogramowanie, które zapewnia poufność danych i zapobiega ich sfałszowaniu. Takie rozwiązanie ma zapobiegać sytuacji, w której z podpisu skorzystałaby osoba trzecia.
W praktyce w zestawie zazwyczaj znajduje się niewielka karta i adapter, który pozwala na jej odczytanie przez standardowy komputer stacjonarny lub laptop. Oprócz tego pakiet powinien zawierać oprogramowanie, do którego wgrywa się dokumenty i zatwierdza podpisem kwalifikowanym.
Ważny jest też certyfikat, czyli poświadczenie elektroniczne, które pozwala na przypisanie danych do konkretnej osoby i potwierdza co najmniej jej imię, nazwisko lub pseudonim. Jest on wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług.
Podpis kwalifikowany a niekwalifikowany – najważniejsze różnice
O ile pojęcie podpisu kwalifikowanego ma charakter prawny, o tyle nazwa „podpis niekwalifikowany” jest używana jedynie potocznie – nie wspomina się o niej w żadnych przepisach. Mianem tym określa się autograf, który nie został poświadczony odpowiednim certyfikatem. Może on być używany np. w celu szyfrowania, ale nie ma takiej samej ważności jak własnoręcznie zapisane nazwisko.
| Podpis niekwalifikowany | Podpis kwalifikowany |
| Nie wymaga osobistej weryfikacji tożsamości – wystarczy kliknąć link weryfikacyjny lub przesłać skany dokumentów (w przypadku certyfikatów z rozszerzonymi danymi) | Wymaga osobistej weryfikacji tożsamości w wyznaczonym punkcie |
| Może zostać wyeksportowany w formie cyfrowej na dowolne urządzenie | Wymaga przechowywania certyfikatu na odpowiednim urządzeniu zabezpieczonym PIN-em |
| Nie jest równy podpisowi odręcznemu, ale może zostać uznany za dowód podczas postępowania sądowego | Jest równoważny z podpisem odręcznym |
| Programy odczytujący dokumenty PDF nie odczytują go automatycznie | Programy odczytujące dokumenty PDF wyświetlają ważność automatycznie – pojawia się zielony komunikat |
Uwaga! Mimo że podpis niekwalifikowany nie ma tak dużej mocy prawnej, jak ten kwalifikowany, to może on stanowić dowód w postępowaniach sądowych.
Jakie dokumenty można podpisać podpisem kwalifikowanym?
Podpis kwalifikowany służy do akceptacji wszystkich dokumentów, które muszą zostać podpisane pod rygorem nieważności. W ten sposób zatwierdza się m.in.:
- umowę o pracę,
- umowy cywilnoprawne,
- umowy z przeniesieniem praw autorskich,
- umowy leasingu,
- umowy o przejęcie długu,
- deklaracje w systemie Płatnik,
- sprawozdania finansowe wysyłane do KRS,
- deklaracje podatkowe dla urzędu skarbowego,
- akty pracownicze,
- faktury przesyłane przez programy elektroniczne.
Podpisanie tych dokumentów podpisem niekwalifikowanym może sprawić, że będą one nieważne.
Opcję tę można zastosować również do uwierzytelniania na stronie PUE ZUS i przekazywania danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. Z użyciem podpisu kwalifikowanego rejestruje się i identyfikuje wykonawców biorących udział w przetargach oraz potwierdza tożsamość w kontaktach z urzędami.
Jak wyrobić podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany można kupić u certyfikowanych dostawców, których listę znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Różnią się one nazwą w zależności od dystrybutora i zawierają:
- kartę kryptograficzną, na której jest zapisany certyfikat kwalifikowany,
- czytnik kart, który pozwala na odczytanie nośnika na komputerze,
- oprogramowanie.
Podpis kwalifikowany może mieć różną cenę – nie jest ona ustandaryzowana przez prawo. Zazwyczaj kosztuje około 300 zł, ale wszystko zależy od wybranego wariantu.
Pamiętaj! Podpis kwalifikowany ma konkretną ważność. Możesz zdecydować się na pakiet obowiązujący przez okres od 1 do 3 lat, a także zestaw, który obejmuje konkretną liczbę elektronicznych autografów. Cena zależy od wybranej opcji.
Wyrobienie podpisu kwalifikowanego zazwyczaj trwa kilka minut – w punkcie stacjonarnym można otrzymać go od ręki. Aby jednak móc kupić pakiet, trzeba mieć przy sobie ważny dokument potwierdzający tożsamość – dowód osobisty lub paszport. Pracownik punktu ma obowiązek porównania Twojego wizerunku ze zdjęciem i spisania wszystkich danych. Natomiast Ty jako kupujący musisz poświadczyć ich zgodność i wydać pisemną zgodę na wyrobienie certyfikatu.
