Czym jest i jak wygląda parafka? Czy jest też elektroniczna?

Podpis jest jednym z najważniejszych elementów każdego dokumentu. To właśnie on potwierdza, że strony zapoznały się z treścią i się z nią zgadzają. Standardowo używa się czytelnego imienia i nazwiska, ale czasami można zastosować też parafkę. Czym jest i kiedy wystarczy?

Czym jest parafka?

Obecnie nie istnieją zasady, które wskazywałyby, jak dokładnie powinna wyglądać parafka. Najczęściej jest to więc znak graficzny o mniejszym stopniu skomplikowania niż pełny podpis. Zazwyczaj przedstawia on inicjały lub początek nazwiska. Ważne jest to, by taki symbol był unikalny i pozwalał na:

• łatwe rozróżnienie od innych,
• przypisanie do konkretnej osoby.

Niestety brak konkretnych przepisów sprawia, że parafka może mieć dowolną formę. Większość osób umieszcza w niej inicjały, ale nie ma prawa, które zakazywałoby np. zastosowania tylko imienia czy początku nazwiska.

Podpis – wymogi prawne

Własnoręczny podpis jest bardzo ważnym elementem każdego oficjalnego dokumentu. Zgodnie z prawem musi on:

• składać się z liter,
• umożliwiać identyfikację autora,
• być powtarzalny – należy składać go w takiej samej postaci niezależnie od rodzaju dokumentu,
• zawierać przynajmniej nazwisko lub jego początek.

Podpis musi zawierać co najmniej kilka liter, by możliwe było nie tylko zidentyfikowanie jego autora, lecz także uzyskanie próbki jego pisma. Powinien mieć on cechy indywidualne i powtarzalne, by w razie wątpliwości można było określić jego prawdziwość. Może być skrócony – najważniejsze jest to, by dało się go przypisać do danej osoby.

Podpis a parafka

Podpis to nie to samo co parafka. Musi on składać się z co najmniej kilku liter – znak graficzny zazwyczaj nie spełnia tego warunku. Symbol przedstawiający jedynie inicjały wystarczy np. do potwierdzenia, że dokument został przygotowany do podpisania, ale nie będzie on oficjalnym potwierdzeniem akceptacji treści.

Parafka nie może stwarzać wątpliwości, czy oświadczenie zostało złożone, czy jedynie sprawdzone pod kątem integralności. Aby uniknąć takiego problemu, najlepiej oznaczyć poszczególne strony krótkim symbolem, a na koniec podpisać się pełnym nazwiskiem.

Mimo że często dopuszcza się akceptację dokumentów poprzez postawienie parafki, to warto unikać takiej praktyki. Stwarza to bowiem pole do podważeń, gdy jedna ze stron nie będzie zadowolona ze współpracy. Wówczas może ona próbować wykazać w sądzie, że jedynie poświadczyła kompletność dokumentacji, ale jej nie zaakceptowała.

Kiedy można skorzystać z parafki?

Parafka sprawdzi się w następujących sytuacjach:

• gdy chcesz potwierdzić zapoznanie się ze wszystkimi stronami dokumentu przed złożeniem czytelnego podpisu na końcu (najczęściej we wskazanym miejscu na ostatniej stronie) – odręczny symbol wskazuje, że nie pominięto żadnego fragmentu, co ma znaczenie w przypadku większych plików składających się z co najmniej kilku kartek;
• gdy chcesz zaakceptować brzmienie dokumentów przed oficjalnym podpisaniem – np. przed spotkaniem z kontrahentem;
• gdy w negocjacjach występuje więcej stron, np. klient, prawnik i poszkodowany lub oskarżony – wówczas adwokat może potwierdzić zgodność treści z przepisami, mimo że nie ma on prawa do oficjalnego podpisania dokumentu;
• gdy chcesz potwierdzić, że ewentualne zmiany po wydrukowaniu tekstu wprowadzono za Twoją zgodą i wiedzą.

Trzeba jednak pamiętać, że symbol ten nie podlega konkretnym przepisom. To pojęcie nieznane prawu, funkcjonujące jedynie w ramach społecznej umowy.

Parafka służy więc głównie do akceptacji treści dokumentów. Dzięki niej potwierdza się, że całość została przygotowana w konkretnej formie, a po jej podpisaniu nie dołożono dodatkowych fragmentów – bez wiedzy jednej ze stron. Nie zastępuje ona jednak pełnego podpisu.

Co zrobić, żeby parafka faktycznie pełniła funkcję zabezpieczającą?

Parafka ma to do siebie, że jest symbolem nieskomplikowanym – a więc można ją łatwo podrobić. Z tego powodu projektując taki znak, należy zadbać o to, by:

• był unikalny – taki, którego nie stosują inne osoby o podobnych inicjałach;
• pozwalał na odczytanie liter – ułatwi to przypisanie go do imienia i nazwiska autora;
• był niezmienny – parafki nie można modyfikować w zależności od dokumentu. Musi być stała, by w razie problemów w sądzie dało się jednoznacznie wskazać, że jest ona regularnie używana przez konkretną osobę;
• był spójny z pełnym podpisem – najlepiej, by zawierał choć kilka takich samych liter.

Podczas podpisywania dokumentów parafką należy zwrócić uwagę również na miejsca, w których się ją stawia. Powinna ona znaleźć się na każdej stronie, a także przy załącznikach oraz miejscach zmian lub poprawek. Najlepiej, by taki symbol umieściły wszystkie strony. W razie sporów ułatwi to dochodzenie swoich praw w sądzie.

Uwaga: parafka musi być własnoręczna – nie można jej np. skopiować i wkleić do zwykłego pliku (wówczas nie będzie pełnić żadnej funkcji zabezpieczającej). Wyjątkiem jest jedynie symbol elektroniczny, potwierdzony np. podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

Czy istnieje elektroniczna parafka?

Obecnie wiele dokumentów podpisuje się przez Internet, najczęściej z wykorzystaniem specjalnych programów. Niektóre z nich mają także wbudowaną funkcję akceptacji merytorycznej – taką, którą pełni parafka. Umożliwiają one:

• przesłanie dokumentów konkretnym osobom – mającym prawo do ich sprawdzenia;
• uzależnienie dalszych kroków od udzielenia akceptacji – bez niej nie da się oficjalnie podpisać treści;
• ukrycie danych osób sprawdzających dokument dla innych stron umowy – to ważne zwłaszcza wtedy, gdy parafowanie jest potrzebne tylko w wewnętrznych procesach firmowych.

Takie rozwiązanie pozwala na zaakceptowanie treści poszczególnych stron bez konieczności ich drukowania i ręcznego podpisywania. To wygodna opcja zwłaszcza w sytuacji, gdy umowa jest zawierana zdalnie.