Dokonując wpłaty zaliczki, warto poprosić o wydanie dokumentu potwierdzającego taką transakcję. Będzie on przydatny w razie jakichkolwiek sporów czy niedotrzymania warunków umowy. Jak powinien wyglądać? Czy druga strona może odmówić wydania potwierdzenia wpłaty zaliczki?
Kiedy otrzymasz potwierdzenie wpłaty zaliczki?
Potwierdzenie wpłaty zaliczki przez osobę fizyczną jest wydawane jedynie na wyraźne życzenie – nie otrzymasz go automatycznie. Natomiast gdy transakcja dotyczy podmiotu gospodarczego, taki dokument musi zostać wystawiony w formie faktury zaliczkowej do 15 dnia kolejnego miesiąca. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zaliczka i realizacja zamówienia będą rozliczane na podstawie faktury końcowej w tym samym okresie rozliczeniowym.
Potwierdzenie wpłaty zaliczki a paragon
Jeżeli sprzedawca dysponuje kasą fiskalną, po wpłacie zaliczki powinien wystawić paragon. Jest on potwierdzeniem dokonanej transakcji – wówczas nie trzeba składać prośby o wydanie dodatkowego dokumentu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której potrzebujesz faktury. W takim przypadku jest ona wydawana w formie kopii wraz z oryginałem paragonu.
Jak powinno wyglądać potwierdzenie wpłaty zaliczki?
Potwierdzenie wpłaty zaliczki powinno zawierać kilka kluczowych informacji, czyli:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane wpłacającego i przyjmującego zaliczkę – imię, nazwisko, adres, numer telefonu,
- wysokość zaliczki,
- numer konta bankowego odbiorcy,
- rodzaj produktu lub usługi, której dotyczy transakcja,
- datę przekazania środków,
- wzmiankę o podstawie zapłaty zaliczki – np. na temat podpisanej umowy,
- całkowitą cenę usługi lub produktu.
Potwierdzenie wpłacenia zaliczki musi również zostać podpisane przez obie strony. Z tego powodu najlepiej przygotować ten dokument w dwóch egzemplarzach, a jeśli jest on przesyłany elektronicznie – poprosić o odesłanie wraz z podpisem.
Jak powinna wyglądać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa jest nieco bardziej skomplikowanym dokumentem niż potwierdzenie wpłaty zaliczki. Oprócz wymienionych danych powinna zawierać także:
- numer faktury,
- numery identyfikacji podatkowej obu stron,
- wyliczoną wartość podatku VAT,
- informacje na temat wcześniej pobranych zaliczek (jeśli faktura dotyczy kolejnej zaliczki płaconej w ramach jednego zamówienia).
Jeżeli wpłacone środki nie są równoznaczne z pełną wartością produktu lub usługi, po przekazaniu pozostałej kwoty konieczne jest wystawienie dodatkowej faktury końcowej. W dokumencie tym należy pomniejszyć sumę i podatek o już uzyskane pieniądze.
Pamiętaj! Faktury końcowej nie trzeba wystawiać w sytuacji, gdy zaliczka (lub kilka zaliczek) pokryła całość zapłaty.
Wartość podatku VAT w fakturze zaliczkowej
W fakturze zaliczkowej umieszcza się m.in. informację o wysokości podatku VAT. Wylicza się ją z użyciem następującego wzoru:
kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
Fakturę tę można wystawić nawet na 60 dni przed otrzymaniem przedpłaty. Nie powoduje to żadnych konsekwencji związanych z podatkiem VAT i dochodowym. Obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie otrzymania środków.
Warto wiedzieć! Fakturę zaliczkową najlepiej wystawiać po faktycznej wpłacie zaliczki. Nie da się bowiem przewidzieć, czy kupujący uiści zapłatę terminowo, a maksymalny czas obowiązywania dokumentu wynosi 60 dni.
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?
Istnieje kilka przypadków, w których sprzedający nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Uwzględniono je w ustawie o VAT. Dotyczą one:
- usług telekomunikacyjnych,
- dzierżawy, najmu i leasingu,
- ochrony dozoru i przechowywania mienia lub ochrony osób,
- obsługi biurowej i prawnej,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostaw energii cieplnej, chłodniczej, elektrycznej lub gazu przewodowego.
Faktury zaliczkowej nie wystawi też podmiot, który nie jest płatnikiem VAT-u. Wówczas jedynym rozwiązaniem jest przygotowanie dokumentu KP (kasa przyjęła).
Wzór potwierdzenia wpłaty zaliczki
Obecnie nie ma jednego konkretnego wzoru potwierdzenia wpłaty zaliczki. Taki dokument można spisać w całości ręcznie lub wydrukować i wypełnić. Ważne jest jedynie to, by zawierał on wszystkie wymienione wyżej informacje. Bez względu na wybraną formę należy zadbać też o to, by dokument został podpisany przez kupującego i sprzedającego.
Przykładowy wzór potwierdzenia wpłaty zaliczki znajdziesz na naszej stronie.
Potwierdzenie wpłaty zaliczki w formie elektronicznej
Jeśli transakcja jest realizowana na odległość, jedynym rozwiązaniem pozostaje przygotowanie potwierdzenia wpłaty zaliczki w formie elektronicznej. Można przesłać je np. poprzez e-mail. Wówczas powinno ono zostać podpisane z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego lub ręcznie przed zeskanowaniem.
Czy sprzedawca może odmówić wydania potwierdzenia wpłaty zaliczki?
Jako że potwierdzenie wpłaty zaliczki jest wydawane jedynie na wyraźną prośbę, to czasami zdarzają się sytuacje, w których sprzedawca odmawia wystawienia takiego dokumentu. Wówczas kupujący ma prawo zrezygnować z przekazania środków, nawet jeśli doszło już do podpisania umowy.
Pamiętaj! Jeśli nie dojdzie do finalizacji zamówienia, zaliczka podlega zwrotowi.
W jakich sytuacjach potwierdzenie wpłaty zaliczki może się przydać?
O potwierdzenie wpłaty zaliczki należy prosić zawsze – nawet wtedy, gdy masz pewność, że realizacja usługi czy zakup produktu przebiegnie bez żadnych problemów. Taki dokument może przydać się w razie nieoczekiwanych sporów czy niezgodności towaru z umową. Będzie on ważnym dowodem np. wtedy, gdy zdecydujesz się na zakup samochodu, ale podczas jazdy próbnej wykryjesz jego wady. Dokument ten jest niezaprzeczalną podstawą do zwrotu wpłaconej zaliczki.
Potwierdzenie wpłaty zaliczki:
- ułatwia proces rozliczeniowy,
- jest zabezpieczeniem przed ewentualnymi sporami w przyszłości,
- przypomina, że doszło do przekazania środków – to ważne zwłaszcza wtedy, gdy dana osoba realizuje dziesiątki transakcji w trakcie miesiąca.
O potwierdzenie wpłaty zaliczki warto poprosić nawet w sytuacji, gdy łączna suma zamówienia jest niewielka. Taki dokument pomaga uchronić się przed wieloma konsekwencjami i daje większą pewność działania w razie sporów prawnych ze sprzedającym.
