Mimo że każdej osobie zatrudnionej na umowie o pracę przysługuje co najmniej 20 dni płatnego wolnego, to czasami konieczne jest wzięcie urlopu bezpłatnego. Aby go uzyskać, trzeba wypełnić odpowiedni wniosek i dostarczyć go pracodawcy. Jak powinien wyglądać taki dokument? Jak przebiega cała procedura wydawania zgody na dodatkowy urlop?
Czym jest urlop bezpłatny?
Urlop bezpłatny to okres, w którym pracownik jest tymczasowo zwolniony z konieczności wykonywania obowiązków służbowych, ale wciąż pozostaje zatrudniony u danego pracodawcy. W tym czasie nie pobiera on jednak wynagrodzenia, a firma nie odprowadza za niego składek na ubezpieczenie zdrowotne. Co więcej, okres ten nie wlicza się do stażu pracy.
Urlop bezpłatny jest dobrym rozwiązaniem dla osób, które muszą zrezygnować z działalności zarobkowej na określony czas (z założeniem, że będzie on ograniczony), ale nie chcą składać wypowiedzenia. Można go wziąć np. wtedy, gdy nie masz już dostępnych dni płatnych, a potrzebujesz załatwić pilne sprawy lub zająć się chorym członkiem rodziny.
Prawo do takiej formy wolnego przysługuje wszystkim zatrudnionym na umowę o pracę, niezależnie od:
- wymiaru etatu – z urlopu bezpłatnego mogą skorzystać osoby pracujące na cały etat lub jego część,
- typu umowy – może być ona zawarta na czas określony lub nieokreślony.
Co zmienia się w trakcie urlopu bezpłatnego?
W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Nie jest to jednak jedyna zmiana w tym szczególnym okresie. Oprócz wstrzymania wypłat dochodzi do:
- utraty prawa do świadczeń pracowniczych – np. premii czy urlopu wypoczynkowego,
- braku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, co w dłuższej perspektywie (po upływie 30 dni) skutkuje wstrzymaniem możliwości bezpłatnego korzystania z pomocy medycznej,
- rozpoczęcia szczególnego okresu ochronnego przed wypowiedzeniem stosunku pracy.
Moment, w którym pracownik pozostaje na bezpłatnym urlopie, nie jest też wliczany w ogólny staż. Trzeba pamiętać, że to od łącznego czasu przepracowanego w firmie zależy m.in. długość okresu wypowiedzenia czy liczba płatnych dni wolnych.
Jakie informacje zawiera wniosek o urlop bezpłatny?
Wniosek o urlop bezpłatny powinien zawierać takie informacje, jak:
- imię i nazwisko pracownika,
- data i miejsce sporządzenia podania,
- tytuł „Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego”,
- dane firmy, w której pracujesz,
- prośba o udzielenie urlopu bezpłatnego,
- termin, w jakim chcesz skorzystać z dodatkowego wolnego,
- uzasadnienie – to opcjonalny element,
- podpis wnioskującego.
Jeśli pracujesz dla firmy międzynarodowej, konieczne może okazać się napisanie wniosku w języku angielskim. Wszystko zależy od struktury takiej organizacji i panujących w niej zasad.
Gdzie należy złożyć wniosek o urlop bezpłatny?
Wniosek w formie pisemnej należy dostarczyć bezpośrednio do przełożonego lub do działu kadr – w zależności od struktury danej organizacji i obowiązujących w niej procedur. Prawo nie wskazuje dokładnego terminu, w którym taki dokument powinien trafić do odpowiedniej osoby. Warto jednak dostarczyć go z wyprzedzeniem, aby pracodawca miał czas na przeanalizowanie prośby. Trzeba też pamiętać, że w trakcie Twojej nieobecności będzie on musiał zorganizować zastępstwo.
Wniosek o udzielenie bezpłatnego urlopu można dostarczyć w jeden z kilku sposobów:
- osobiście,
- pocztą za potwierdzeniem odbioru,
- drogą elektroniczną (ale tylko wtedy, gdy firma dopuszcza taką możliwość).
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku można od razu udać się na bezpłatny urlop.
Jak uargumentować chęć wzięcia urlopu bezpłatnego?
Mimo że uzasadnienie jest jedynie opcjonalnym elementem wniosku o urlop bezpłatny, to często warto je uzupełnić. Taki krok może bowiem zwiększyć szansę na akceptację podania przez pracodawcę. Argumentując chęć wzięcia takiej formy wolnego, warto pamiętać o tym, by podawać tylko konkretne i istotne przyczyny.
Najczęstsze powody przyznania bezpłatnego urlopu:
- konieczność opieki nad chorą osobą bliską,
- potrzeba odpoczynku i regeneracji, gdy nie zostało to zlecone przez lekarza, a więc nie ma możliwości wzięcia L4,
- konieczność załatwienia ważnych spraw osobistych, które wymagają nieobecności przez nawet kilka tygodni,
- chęć wzięcia udziału w szkoleniu czy kursie, który uniemożliwia jednoczesną pracę na etacie,
- nagłe przypadki, gdy dana osoba nie ma już dostępnego urlopu na żądanie.
Zdarzają się też sytuacje, w których pracownik planuje podjąć inną pracę tymczasową w okresie, w którym wciąż jest zatrudniony u swojego stałego pracodawcy. Wówczas również może skorzystać z darmowego urlopu. Prawo nie zabrania bowiem wykonywania działalności zarobkowej w czasie takiej formy wolnego.
Jak długo może trwać urlop bezpłatny?
Urlop bezpłatny nie podlega żadnym ograniczeniom czasowym, które wynikałyby z obowiązujących przepisów. To od ustaleń między pracownikiem a pracodawcą zależy, jak długo będzie trwać wolne. Powyżej 3 miesięcy dopuszcza się jednak możliwość odwołania zatrudnionego z urlopu z ważnych przyczyn.
Urlop bezpłatny a ubezpieczenie zdrowotne
W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik nie podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu. Za takie dni wolne pracodawca nie musi odprowadzać składek do ZUS-u. Utrata prawa do korzystania z darmowej pomocy medycznej w ramach NFZ nie następuje jednak od razu. Dzieje się to dopiero po upływie 30 dni od momentu rozpoczęcia urlopu.
Sposobem na zachowanie ubezpieczenia zdrowotnego przez dłuższy czas może być np. dobrowolne opłacenie składek. To koszt kilkuset złotych miesięcznie. Jeśli zaniedbasz tę kwestię i nie będziesz podlegać składkom dłużej niż przez 3 miesiące, mogą zaskoczyć Cię dodatkowe opłaty liczone w tysiącach złotych (w zależności od długości okresu bez ubezpieczenia).
Innym sposobem na zachowanie możliwości dalszego zasięgania darmowej pomocy medycznej w ramach NFZ jest skorzystanie z ubezpieczenia małżonka w jego pracy. Wystarczy, że Twój mąż lub żona zgłoszą taką chęć swojemu pracodawcy.
Co dzieje się po powrocie z bezpłatnego urlopu?
Pracownik korzystający z bezpłatnego urlopu ma obowiązek powrotu do pracy. Pracodawca musi natomiast zagwarantować mu stanowisko. W innym przypadku zatrudniona osoba ma prawo do wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania. Wynosi ono 60% dotychczas pobieranej wypłaty (jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania).
Warto jednak pamiętać, że po zakończeniu urlopu bezpłatnego pracownik może mieć problem z powrotem do rytmu pracy czy np. dostosowania się do zmian, które zaszły w firmie podczas jego nieobecności.
